キモオタク地方公務員(県庁職員)のブログ

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どんな部署にいようとも、住民やマスコミからの「公表資料の意味がわからない、わかりやすく説明してくれ」という質問は常につきまといます。

こういう質問を受けたとときは、まずは公表資料に書いてあることを朗読するところから始めて、質問者の出方を伺うのがセオリーです。

役所的には、公表資料以外の情報は一切明かしたくないのが本心です。
資料中の言葉も図表もレイアウトも、諸々の利害関係や政治的事情を織り込んで推敲を重ねた末の成果物であり、この資料が火種になってトラブルが生じないよう予防線を張り巡らせています。
 
役所の事情を知っている人は、公表資料の裏に隠された真相を読み解こうを試みます。
「わかりやすく説明してくれ」と要求して、職員にラフな言葉遣いでしゃべらせることで失言を引き出そうとする、悪意を持った手合いなんかは日常茶飯事です。


というわけでまずは朗読するのですが、すると面白いことに、書いてある文面を読み上げただけですんなり理解してくれる方がかなりいます。

どうやらまったく同じ内容であっても、視覚では理解できないけど、聴覚経由なら理解できるのです。

認知特性を紐解いてみる

「視覚優位」や「聴覚優位」という言葉を見聞きしたことのある方は、きっと多いと思います。
宮城県ホームページにあった資料から引用します。

miyagi
情報の認知(整理・記憶・理解)にはざっくり以下の3通りがあり、人によって得意不得意があります。
  • 「視覚優位」…情報を「見て記憶する」のが得意
  • 「言語優位」…情報を「読んで記憶する」のが得意
  • 「聴覚優位」…情報を「聞いて記憶する」のが得意




資料を読んでも理解できないが、読み上げられれば(音声で説明されれば)理解できるという方は、きっと聴覚優位にあたるのでしょう。

ちなみに僕は言語優位にかなり偏っていて聴覚の認知機能はひどく脆弱です。
例えば、相手から「〇〇県庁××課の△△です。~~さんいますか?」という電話を受けたとします。
よほど調子が良いときを除き、記憶できるのは「〇〇県庁」「~~さんいますか?」の2要素だけです。ほかの部分はすぐ抜け落ちます。

あとは歌詞やセリフを聞き取るのも苦手です。
真剣にアニメ考察するときは、まずセリフの文字起こしから始めます。そうしないと頭に留めておけないのです。


言語機能の牙城

3つの認知機能のうち、役所は完全に言語機能に支配されています。
公務員の仕事では「言語機能」ばかり使い、言語機能の優劣が仕事の出来不出来、組織内での評価に直結します。
そもそも公務員試験という選抜プロセスも、言語優位者に有利なものです。
 つまり、公務員には言語優位な人間が多く、入庁後もさらに言語優位方向へと磨かれていくと考えて良いでしょう。

しかし、役所の外の世界は異なります。
言語優位者だけではなく、視覚優位・聴覚優位の方も大勢います。

最近は誰でも手軽に動画メディアを扱えるようになってきて、視覚優位・聴覚優位の方へも的確に情報を伝えられるよう日々進歩しているところです。
いまだに言語機能に頼り切りなのは、役所くらいなのかもしれません。

何よりまずは、役所は言語機能という認知の一機能に特化している異質な集団であるという自己認識を持つ必要があると思います。
「これくらい読めばわかるでしょw」みたいな高慢な態度は厳に慎むべきです。


民間企業では徐々に出張が復活しつつあるようですが、役所はまだまだ自粛傾向が続いています。
僕自身、本当なら秋シーズンは担当者会議やら説明会やらでガンガン出張しているはずなのに……今年は全滅です。

今年はリアルな会議の代わりに、オンライン会議で用件を済ませています。
ただしご存知のとおり役所は技術後進組織なので、スムーズにオンライン会議が開けるわけがありません。
万事手探りで、かろうじて回している状態です。

「どのツールを使うか」でもめる

世間的にはzoomとteamsが人気のようですが、僕の勤める県庁ではいずれも使用できません。
セキュリティルール上、使えるのはもっとマイナーなとあるツールだけです。

このため、外部から「zoomで会議しましょう」と提案されても、一旦はお断りするしかありません。
代わりに弊庁で使っているマイナーツールで開催できないか打診するのですが、すると今後は相手から「うちは内部ルール上zoomしか使えません……」と難渋を示されることがままあります。

こうなってしまうと、どちらかが内部ルールを曲げるしかありません。
それぞれ組織内のシステム部局に相談して、特例措置を求めます。

弊庁だと、相手側のルールを書面で貰って「本当にzoomしか使えない」ことを証明したり、そもそもこの会議がどれだけ大事か、メールや電話だけでは済ませられない重要案件であることを資料作って説明したり……という内部調整作業が発生します。

正直、すごく面倒です。

今はまだオンライン会議黎明期であり、システム部門もいろいろ模索しているところだと思っています。いずれルールがゆるくなるはずと期待しています。

機材トラブルは日常茶飯事

  • 映像が映らない
  • 音が鳴らない
  • ウェブカメラが認識されない
  • マイクが機能しない
  • そもそも回線に繋がらない
このあたりの機材トラブルがほぼ毎回発生しています。

役所で使っているパソコンは、低スペックで古いものばかりです。
オンライン会議という用途はそもそも想定していません。
そこに無理やりカメラとマイクをつないでいる状態なので、うまくいかなくて当然だと思います。

職場の備品を使おうとして痛い目に遭った結果、カメラ・マイクを自腹で購入する職員や、SIMカード入りの私物タブレット端末を使う職員も増えてきました。

何より困るのが回線の不調です。
僕もつい先日、庁内のインターネット回線につながらず、スマートフォンの4G回線を使う羽目に陥りました。
原因はシステム部局にて調査中なのですが、どうやら同時に庁内で多数のオンライン会議が開催されていたようで、通信量が膨大だったために弾かれたのではないか?とのこと。

端末トラブルは私物持ち込みで最悪対処できるとしても、回線不調はどうしようもありません。
こればかりは早急になんとかしてもらいたいところです。

ペーパーレスではない(資料は紙で用意する)

諸々の苦難を乗り越え、ついにオンライン会議が始まりました。

「こんにちは〜〇〇県庁のキモオタクです、聞こえますか?」
「聞こえますよ〜、いつもお世話になってます〜」

ありきたりな最初の挨拶ですが、ここにたどり着くだけでめちゃくちゃ感動します。

「オンライン会議」といえば、テレビ電話のように相手の顔を見つつ、画面上で資料を共有して進めるのが普通だと思います。
よくある「ウェビナー」はこんな感じですよね。

しかし役所のオンライン会議では、画面上での資料共有は基本的にやりません。
資料は手元に、紙媒体で用意します。

先述したとおり、役所が使う端末はロースペックです。
画面が小さく解像度が低いので、画面上に資料を表示しても読めません。

資料は前日までにメールで送ってもらって、各自印刷して会議に臨みます。
重要なのは、印刷条件をちゃんと伝えることです。

印刷条件を特に指定しなかった場合、たいていどの資料もA4モノクロで印刷されてしまいます。
資料自体がフルカラーであっても、わざわざトナー代を費やしてくれるほどリッチな組織はあまりありません。

こちらとしてはカラーで見てもらいたいビジュアル資料であったり、A3で印刷することを想定して内容を詰め込んだ資料であったとしても、ちゃんと伝えない限り、相手は解ってくれません。
色(カラーorモノクロ)や、用紙サイズくらいは、しっかり指定しておいたほうが、当日の進行がスムーズになると思います。

資料のどこを見ているのかわからなくなる

オンライン会議中は、手元の資料と画面上の相手の顔を交互に見ることになります。リアルな会議と同じです。
しかし不思議なことに、リアル会議よりも、相手が資料のどこを見ているのか(説明しているのか)わからなくなる事態が多発します。

特に注意が必要なのは指示代名詞です。


ニジガク 説明.001
突然のダイマ。過去シリーズでは尺不足のために描ききれなかった(かつファンが渇望していた)「個」あるいは「個×個」の物語を丁寧に紡いでいこうという気概を感じる。単純に自己実現の物語として上質。クライマックスをどう設えるのか、そこにどう持っていくのか(「個」の物語をどうやって撚っていくのか)が楽しみすぎて毎週真剣。(オタク特有の早口)


例えば、上の資料の説明を受けているときに、「その次の理由ですが〜」「その右にあるグラフをご覧ください」と言われたら、一体どこを指しているのか、すぐに察せるでしょうか?

ちゃんと話を聞いていれば、文脈的にどこなのかすぐわかると思います。
しかしオンライン会議の場合、先述のとおり、機材トラブルで音声が飛んで(しかも相手には飛んでいることがわからない)、説明がぶつ切りになることがよくあります。
長丁場になると集中も途切れやすいです。ついつい別のことを考えたりしてしまいます。
つまり、文脈が途切れやすいのです。
 
しかも役所が作る資料は、限界まで情報が詰め込まれた中身ギチギチの1枚紙です。
お世辞にも見やすいとは言えません。リアル会議であっても、どこを説明されているのかわからなくなりがちです。



ニジガク 説明.002

ちょっと修正してみました。
仰々しいかもしれませんが、「2(2)の理由ですが〜」「図1をご覧ください」というように番号で示せるようにして、指示代名詞は極力使わないほうが親切だと思います。

複数ページにわたる資料の場合はページ番号が必須です。
複数ファイルに分かれている場合には、さらに資料番号を振る必要があります。
手間は増えますが、ページ番号を通しで振るほうがより親切かもしれません。

機材さえなんとかなれば実際便利

これまで十数件のオンライン会議を経て、一方的に話を聞くだけの説明会や、2陣営までの会議であれば、オンラインで十分だと思うようになりました。
資料の作り方にさえ気をつければ、誰でも開催できると思います。

他方、多数の陣営がいて議論が錯綜する会議だと、経験のあるファシリテーターが必要だと思います。
オンラインの場合、紛糾したら収拾がつきません。


今のところ、組織の小さい市町村のほうが、サクッと設備を充実させてオンライン会議に移行できているように思います。
県内のとある僻地自治体からは「オンラインのほうがずっと楽だし、もう県庁行かないわ(笑)」と宣言されてもいます。

役所はこれまであまりにデジタル経験値を積んでこなかったので、当分はうまくいかなくて当然です。
「じこはおこるさ」の精神で慣れていくしかないと思います。

これまで、職場に持ち込む自前電子機器の記事をいくつか書いてきました。








ひととおり書いたつもりでいましたが、ひとつ重要なアイテムを失念していました。
外付けのテンキーです。
 
ガジェットオタクのみならず誰もが自腹購入して持ち込んでいるために、すっかり見落としていました。

テンキーレスタイプのキーボードしか使えない

地方公務員が仕事で使うパソコンは専らノートパソコンです。
テンキー付きの特殊なノートパソコンもありますが、役所で使っているのはロースペックな機種ばかりで、普通はテンキーがありません。
数字を入力するときは、キーボード上部に横一列に並んでいるキーを使うしかありません。 

ノートパソコンのキーボードには満足できず外付けキーボードを使っている職員の中でも、テンキー付きのフルサイズキーボードユーザーは少数派です。
机が狭いので、フルサイズキーボードを置くスペースが無いのです。

そのため、縦3×横3の数字キーを使いたい場合は、外付けのテンキーに頼らざるを得ません。


単純入力作業の多いこと……

地方公務員の典型的な仕事として、紙資料のデータ化があります。
FAXや封書で提出されてきた調査票などの資料の内容をひたすら転記する、マジモノの単純入力作業です。

こういう仕事があるために、地方公務員の仕事にテンキーは欠かせません。

横一列に並んでいる数字キーだと、作業効率がかなり落ちます。
ただでさえ不毛な作業なのに、遅々として進まないとなると、正気を保てません。

いずれRPAの価格が安くなっていけば無くなる業務なのでしょうが、当分は職員が手を動かすしかないと思います。

 
紙媒体での情報のやりとりそのものは無くならないと思います。
役所側としてはデータで完結させたいのですが、回答者側が全然対応できていません。

よく「役所はいまだにFAXに頼っている」と嘲笑されていますが、一太郎と同じく好きで使っているわけではなく、FAXでないと連絡をとれない相手が大勢いるから使っているのです。
紙媒体でしか得られない情報をデータに変換する役割、紙から電子への変換役を担っているのだと思います。


テンキーの選び方 

現役の地方公務員なら、ほぼ全員が既にテンキーを導入済みだと思われます。
わざわざ自腹で準備しなくとも、職場でまとめて購入してくれるところもあるでしょう。

そのためここでお勧め機種を紹介しても今更感がありますが、ガジェットオタクなので語らせてください。
 
まず、TabキーとEnterキーは必須です。
前述した「マジモノの単純入力作業」の中には、紙の表をそのままエクセルに転記していく業務がよくあります。
こういう作業をする際には、セルの移動をスムーズに行うため、これらのキーが欠かせません。

あとは強めにキーを叩いてもずれにくいものを勧めます。
単純作業に慣れてくると、どんどん入力のスピードが上がってきます。
柔な端末だと高速タイピングに耐えられません。
特にキーを叩くたびに端末がずれてしまうと、相当なストレスになります。

そのため、端末自体に重みがあるものか、滑り止めのついているものを勧めます。
キーストロークは浅めのほうが良いでしょう。

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