ツイッターで時々話題に上っている「メール送りました」という電話連絡。
コメントを見ていると「無意味だ」という愚痴が大半ですね。

相手がちゃんと見てくれたか、意図が正しく伝わっているか、気分を害していないか……等々。
メールだけでの連絡だと、発信者には不安が残ります。
不安を解消するためには、直接声を聞くしかありません。

こういう発信者側の不安を解消するためだけの電話は、受信者側にとっては無駄迷惑です。
愚痴って当然です。

ただ、メールと電話を併用してもいい場面も、例外的に存在すると思います。
 

メールは相手想いの連絡ツール

メールと電話を比較すると、メールには
自分の時間と労力を犠牲にする代わりに、相手の時間と労力を節約する
という特徴があると思っています。

発信者側としては、メールよりも電話の方が楽です。
全く同じ文面を伝えるにしても、キーボードで文章を入力するよりも電話で喋った方が圧倒的に早いです。
一方、受信者側は、電話の方が面倒です。
現在進行中の作業を中断させられますし、電話対応する時間を拘束されます。
ものによっては、伝達内容をメモして改めて文章化しなければいけません。

メールの場合は逆です。
発信者が「文面作成」という手間と時間を費やすことで、受信者側の負担が軽減されます。

メールと電話を併用すると、どちらのメリットも潰れてしまいます。
発信者・受信者ともに手間と時間を費やしてしまうのです。

コストをかけるべき場面

この通り、電話とメールの併用はものすごく高コストな伝達形態です。
これだけの高コストを費やすべき場面に限り、電話とメールの併用が許されると思います。

ものすごく急いでいる相手への連絡

まず思いつくのが、ものすごく急いでいる相手への連絡です。
コストをかけてでもいち早く連絡が欲しい場合は、仕方ありません。
この場合、電話は「データ送った!」くらいの簡潔な内容で済むので、コスト自体もあんまりかからないでしょう。

本音を伝える

地方公務員が送受信するメールは公文書です。公文書公開請求されたら開示しなければいけません。
そのため、コストをかけてでも隠したい情報は電話で伝えざるを得ません。

議員さんの思いつきで、「一日に何回caps lockキーを押しているか」を庁内各部署に照会するとしましょう。

目的は、新たに購入する職員用パソコンの機種を選ぶためです。
連絡する相手先が多いので、メールで一斉に照会します。

「新たに購入する職員用パソコンの機種を選ぶための調査です。一日に何回caps lockキーを押しているか、部署内の職員分取りまとめて報告してください。」

この文面がいきなり送られてきたら、受信者側は無視するか、怒りのメールを返してくるでしょう。
荒唐無稽すぎます。

協力してもらうためには、「〇〇議員から『どうしても調べよ』と強く指示されている」「ただのアリバイ作りなので適当でいい」という背景を伝えなければいけません。

ただし、この背景をメール本文で一緒に伝えるわけにはいきません。
「議員の思いつきで全庁調査しました」「適当でいい」なんて内容、公文書に残せないからです。

そのため、照会メールを送ったあとで、
「先ほどのメールなんですけど、ご迷惑おかけして申し訳ないんですが、〇〇議員がどうしてもやれって聞かなくて……適当でいいので協力して……」という電話をして背景を伝えなければいけません。

メールを見ない・文章理解能力が低い・電話しないと怒る相手への連絡

こういう相手に対しては、とにかく情報を伝えることが重要です。コストどうこうを考える余裕はありません。

「メール電話併用」以上の問題

冒頭で安心するためだけの電話は無駄だと書きましたが、僕は大して問題視していません。
時間のロスがあるとしても数分ですし。

それよりもっと問題なのが、メールの文面が意味不明すぎて受信者側から委細を聞き取りしなければいけないケースです。
「送ります、ご確認ください」という本文にPDFファイルを10個くらい添付してくるとか。
「中身を見て、使いたい補助金があったら、各自申請してください」みたいに具体的に書けばいいものを……

人事担当の方。
もしこの記事を見ていたら、メールの書き方を研修でしっかり教えませんか?
相当良い働き方改革になると思います。 
参考:国家公務員(一般職)と地方公務員の能力差とは?一番でかいのはメール作文能力だと思う