キモオタク地方公務員(県庁職員)のブログ

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カテゴリ: 公務員の日々の仕事

ここ数年、私生活で紙を使う機会が激減しました。
ペーパーレス生活を意識しているわけではありません。自然と使わなくなりました。

一方、役所の中は今も紙だらけです。
2020年に入って既に500枚はコピーや印刷で使っています。
こっちは盛んにペーパーレスに移行するよう叫ばれているのに、全然変わる気配がありません。

もともと僕はガジェット好きで、職場から指示されずとも勝手にペーパーレスしていきたい派です。
しかし今のところ全然うまく進んでいません。僕の努力ではどうしようもない課題が横たわっています。

紙の代わり(デジタルデータ)が超不便

ペーパーレス化を進めるためには、紙の代わりとなる別の情報記録媒体を使わなければいけません。
役所の場合はデジタルデータが最有力の代替手段です。

しかし役所は、パソコンをはじめ、デジタルデータを扱うための端末機器のスペックがものすごく低く、デジタルデータだけでは仕事が成り立ちません。

例えば僕のパソコン(メモリ2GBのVISTA世代端末に無理矢理win10をインストールした)だと、どんなに軽いPDFファイルでも開くのに数十秒かかります。
パワーポイントとエクセルを同時に起動すると50%でフリーズします。

こんな職場環境なので、デジタルデータに頼るのはリスクが高すぎます。
データはいつ消えるかわからない、使いたいときに自由自在に使えるわけではない水物という認識です。

一方、紙は一旦印刷しておけば突然消滅しません。
紛失にさえ気を付けていれば、いつでも好きな時に使えます。
これだけで圧倒的に紙に優位性があります。

ペーパーレスだと利用者が困る

もう一つのボトルネックは、行政サービス利用者のデジタルリテラシーです。
 
インターネット上ではペーパーレス・デジタル推進派の方が目立ちますが、現実はそうとは思えません。
紙が無いとついていけないという方が、年代や社会階層を問わずたくさんいます。
そのため、役所が提供するサービスは、どうしても紙中心にせざるを得ません。
 
基本的に全て紙媒体で準備して、希望する方のみオプションでデータも利用化という形です。
こうしないと「差別だ」と激しく非難されます。


世間のペーパーレス化・デジタル化の流れは今更止められないでしょう。
そのため役所も、遅々としてではありますが、変わっていくだろうと思います。
今はその過渡期、とても長くてゆっくりした過渡期のスタート地点なのでしょう。

だいたいどの役所も、庁内ヒエラルキーの最上位に、財政・人事・秘書・企画部門が君臨しています。
※ここでいう権力とは「他の部局の意思決定にどの程度介入できるか」という意味合いです。

二軍になると自治体ごとの特色が見られます。首長の意向が表れていたり、外部環境の影響を受けていたり……色々です。

今回は役所によって順位が大きく異なる部署を紹介します。

支払い担当部局(会計課・出納課)

まずは公金の支払いを担当する部局です。
この部局が了承しなければ、お金を払うことができません。
抜け道はありません。どんな部署でも等しくチェックを受けなければいけません。そのため権力を持ち得ます。

会計課といえば、支払い書類がルール的に間違っていないかを審査して、必要あれば各課に修正を指示する部署です。
誤字脱字があるとか、印鑑が擦れているから捺印し直してほしいとか、修正指示は具体的かつ書類の体裁上のものばかりです。
書類を差し替えれば済みます。

一方、強大な会計課の権能は書類チェックに止まりません。
書類のミスを指摘するだけでなく、支出に至った各課の意思決定に対しても修正を突きつけてきます。

彼らの武器は民法です。
強大な会計課は、書類の体裁上のチェックだけでなく、契約書や約款、仕様書の中身も入念にチェックします。
この業務には民法知識と経験が欠かせません。法令に強い職員が配置され、日々の業務で鍛えられて行きます。

さらに会計課には全庁から支払い書類、つまり契約書が集まってきます。
そのため庁内で過去にどんな内容・条件で契約を結んでいるのかを網羅的に把握でき、自由に参照できます。

豊富な法令知識と事例データベースを駆使しながら攻められると、各課では到底敵いません。

条例・公報の審査部局(法規課)

条例や公報の文言をチェックする部局です。
課として独立しているところもあれば、係レベルだったり、独立した係すら無かったりと、役所によって人員規模も大きく異なります。

弱小法規担当だと単なる文言チェックだけですが、強大な法規担当は、庁内弁護士集団のように機能しています。

各課の意思決定を法的に後押ししてくれることもありますが、法的に制止してくることもあります。
特に行政手続法や行政不服審査法、行政事件訴訟法のような行政法規案件では、各課は逆らえません。

議会事務局

議会や委員会の運営、議員と役所各課の仲介役を務める部局です。
役所によっては、単なるメッセンジャーを通り越して、議員の名を借りて各課の意思決定に介入するところもあります。

先に取り上げた会計課や法規課とは異なり、議会事務局の権力には法令の後ろ盾がありません。議員という政治的権力があるだけです。
高確率で揉め事に発展するため、介入する側もされる側も大変そうです。


庁内ヒエラルキーは役所ごとに特有の文化です。
ある部署が強い(弱い)ことを迂闊に発言すると、そこから勤務先を特定されかねません。
特定を恐れるなら、今回取り上げた3部局に限らず、庁内権力への言及は慎重になったほうが無難だと思います。僕も常々気をつけています。

地方公務員に就職した直後、入庁前のイメージとのギャップがいくつもありました。
前例踏襲もその一つです。

前例踏襲は、役所や地方公務員の基本的性質としてしっかり定着しています。
そして非常に評判が悪いです。罵倒・非難の常套文句でもあります。
「役所といえば思考停止で前例踏襲」だとか、「前例踏襲しかできないのが地方公務員」だとか、現役職員なら月1くらいで耳にしているのでは?

僕も入庁当初は、前例踏襲に対してネガティブに捉えていました。
しかし今は違います。役所は必要に迫られて前例踏襲しています。

前例踏襲しないとトラブルになる

前例踏襲には、前例は正しいという前提があります。
前例は正しい、だから踏襲するのです。
正しい前提ならば踏襲する、とも言い換えられます。

対偶をとると「踏襲しないならば、その前例は間違っている」になります。

これは一見正しそうに見えますが、実際は間違っています。
 役所の施策や意思決定には、一つの絶対的な正解はありません。
そのため、単純な論理式に落とし込めません。

しかし実際には、このことを理解してくれない、又はあえて理解しようとしない人がたくさんいます。
「前例と違うということは、前例は間違いだったのだな!」と攻撃してくるのです。

一定の条件を満たす法人に給付している補助金があると想定します。
 
補助金申請の説明会を、例年は県内3箇所でやっているところ、今年度は4箇所に増やすことにしました。
このとき、「今年は4会場で説明会を開催します。より便利になりました」みたいな説明をすると非常に危険です。
 
「これまで3箇所しか開催してこなかったのが間違いだと認めたな!謝罪しろ!」と鼻息荒く攻撃されかねないのです。

前例が間違っている場合も実際あります。そのときは真摯に謝ります。
前例よりもグレードダウンする場合は批判されて当然です。
しかし大半は、眼前の案件も過去の類似案件も、どちらの意思決定も正しいケースです。

一見して似ている案件でも、全く同じケースは存在しません。
少なくとも発生した時期が違います。
色んな分野で激変が続く昨今の世の中、時期が少し異なるだけでも、意思決定に影響する要素の一つや二つ、簡単に変わってしまいます。
したがって、過去の意思決定をそのまま引きずる方が不健全です。

しかし、役所の過ちを指摘することが生きがいだったり、役所がミスしたことにしたくてたまらない人にとっては、そんなことお構い無しです。
前例をあえて踏襲しない案件は、こういう方々の格好の餌になりかねないのです。

役所は日々、「役所は前例踏襲ばかり!」という怒りの声だけでなく、「前例踏襲しないということは、前例は間違いなんだな!」という愉悦混じりの罵声も浴びています。
そして後者のほうが厄介で、これを抑えるために前例踏襲をベースとしているのです。

前例は隠すもの

こうしたトラブル回避のため、役所は極力「前例と違うことをした」とは言いません。
前例と違うことをする場合には、前例の存在を隠して、全く新しい意思決定に見せかけます。

前例の存在を明るみに出すのは、前例と異なることをする完璧な理屈がある場合と、前例踏襲する場合に限ります。
前者は滅多にありません。
そのため、前例踏襲するケースの方が圧倒的に多く見えるのです。

役所の実務では前例踏襲はほとんどありません。
費用対効果を考えるとむしろ無駄なのではと思えるくらいにエネルギーと時間を注いで、前例からの改善を追求します。
しかし対外的には決して「前例をベースに改善した」とは言いません。あくまでも完全な新規施策として扱います。

今の世の中、役所の無謬性を信じている人は誰もいないと思います。
しかし、間違うことも許しません。
PDCAを回すなんて言語道断です。最初から100点満点の対応を求めます。
とにかく前例は100点満点で改善の余地なしということにしておかなければ、世間が許さないのです。

ここ数年でいろんなサービスのデジタル化が進んでいます。
この流れは止まらないでしょう。有用なテクノロジーが次々出てくる、経費削減になる、人手が足りない……等々、追い風が吹きまくっています。

役所も同様です。
経費削減のために紙冊子の発行・配布をやめてPDFをホームページに掲載するようにしたり、リアルタイムの防災情報のようにウェブでないと提供不可能なサービスを始めたりと、デジタル技術の恩恵を受けています。
民間と比べれば遅々としてはいますが、それでも日々進歩しています。

しかし、サービスのデジタル化という社会的進歩が、役所の現場で新たな問題を引き起こしています。
「デジタル化についていけない人々」の存在です。

デジタル化についていけない人にも等しく対応が必要

デジタルリテラシーという言葉があります。
 
明確な定義は無く、色んな意味で使われていますが、本稿では「インターネットや電子機器を使う能力」程度のふわっとした意味合いで使います。

世の中のサービスの多くは多数派のデジタルリテラシーに合わせて作られます。
そのため、デジタルリテラシーが足らないために、サービスを使えない少数派が必ず発生します。
そもそも、誰もが確実に使えるサービスを作るのは不可能でしょう。

民間企業の場合、デジタルリテラシーの低い人は切り捨てればいいだけです。
少数派のためにわざわざコストを費やす必要はありません。利益を重視すればいいのです。

しかし行政は、デジタルリテラシーの高低に関係なく、住民全員にあまねくサービスを届けなければいけません。
デジタルリテラシーという一要素だけをもって、格差をつけることは断じて許されません。

ふるさと納税の場合

行政の施策でもインターネット利用前提のものが増えてきました。
例えばふるさと納税。どこの自治体でも多種多様な返礼品を用意しています。
返礼品はインターネットで検索して選んでもらうのが前提だからできる判断です。
紙媒体のカタログを作るのであれば、あらかじめ返礼品の種類数に上限を設けるでしょう。

前述のとおり、行政という立場は、デジタルリテラシーの高低に関係なく等しくサービスを提供しなければいけません。
少なくとも、求められたら断れません。行政である限り。

ふるさと納税の場合であれば、返礼品にどんなものがあるのかをアナログ媒体で提示しなければいけません。
インターネットサイトを全部印刷して見せて、その中から選んでもらうことになるでしょう。
ものすごく大変です。端的に言って地獄では? 

ふるさと納税に限らず、役所内のあちこちで、こういった案件が続々発生しています。

僕の場合(キレられた) 

観光部局にいた頃にはよく怒られました。
イベントの詳細を電話で聞かれた際に「会場図はホームページで閲覧してください」と回答すると、よく「最近の役所はすぐに『ホームページを見てくれ』って逃げるんだ、不親切にもほどがある!」と怒られました。

つい最近だと、とある補助金の募集説明会に参加したのですが、「申込様式はホームページからダウンロードしてください」という担当者の説明に対し、「ホームページなんか見れないんだが?ふざけるな!」という怒声が即時湧き上がり、他人事ながら背筋が凍りました。

弱者対策の重要性

ふるさと納税やお土産は富者の嗜みなので、対応しきれなくてもなんとかなります。
 
しかし、行政が提供するサービスには、福祉や防災など命に直結するものもあります。
これらのサービスは、デジタルリテラシー云々は抜きにして、住民全員に届けなければいけません。
例えば、「ネットが無いから最新のハザードマップが見られない」と言われたら、真剣に対応しなければいけません。リアルタイムの河川水位や雨量情報なんかも同様でしょう。

デジタル技術を活用してサービスの質・量を向上することは勿論重要です。
しかし、役所の場合はこれだけでは足りません。
向上したサービスをいかにしてデジタルリテラシー弱者にも届けるか、真剣に考える必要があります。

場合によっては、届けないという判断もあるかもしれません。

現状、職員をすりつぶして何とかやり過ごしてる状態です。長くはもたないでしょう。

デジタルリテラシー弱者にとって、世の中はどんどん不便になりつつある

サービスのデジタル化が進むにつれ、アナログなサービスがどんどん無くなりつつあります。

古い例では、携帯電話の普及につれて公衆電話が激減しました。
最近では、無人レジの導入、銀行の支店統廃合などなど……例を挙げればキリがありません。

デジタルリテラシー弱者にとって、ここ数年の社会の流れは、これまで使っていたアナログサービスの縮小・終了としか映りません。
慣れ親しんだサービスが次々と無くなり、どんどん不便になっていると感じています。

よくツイッターで「高齢者からデジタルサービスの使い方を教えるよう上から目線で要求された」というツイートを見かけます。
高齢者の立場からすれば、上から目線にもなりたくなるでしょう。
これまで使っていたアナログサービスがなくなってしまったので、嫌々ながら付き合わされているという意識だからです。

これから民間企業は、どんどんアナログなサービスを縮小して、デジタル技術で代替していくでしょう。
デジタルリテラシー弱者にとっては、ますます住みにくい世の中になります。鬱憤も溜まるでしょう。
怒りの矛先は、コンビニ店員、スーパーのレジスタッフ、コールセンター……役所も逃れられません。

僕の住む自治体では、銀行窓口が一気に減ったせいで、ATMを使えない層が現金難民になっていると聞きます。
役所に「現金を下ろさせてくれ、役所なら税金が溜まってるでしょ?」と通帳を持ってくる方もいるとのこと。
 
近いうちに「デジタルリテラシー弱者の救済は行政の仕事」という流れになるんじゃないかという気がしています。

デジタルだけでない「情報リテラシー格差」

デジタル云々に関係なく、情報リテラシー格差は近々に大問題になると思います。
このあいだの山手線休止へのクレームを見て確信しました。
東京まで片道3時間超の片田舎に住んでる僕ですら知ってたのに、東京に住んでいながら知らないって、どういう生活してるんでしょうか?正直理解できません。

「どうして知れなかったのか理解できない」という状況自体が、格差の根深さを証明しています。
情報リテラシーに関しては、よく言われる世代間格差ではなく、もっと本質的な問題が横たわっていそうです。

テレビや新聞の地位が落ち、「誰もが見ているマスメディア」がなくなったことが影響しているとか?
インターネットの発達で「情報源の偏り」が強化されてきているとか? 
既存の研究もありそうです。 

公務員でありながら地域活動にも取り組んでいる人を、本当に尊敬します。

こういう活動って、楽しくて自発的に取り組んでいる人もいれば、役所がやらないから渋々やっている人もかなりの数いると思っています。
ある意味、アンチ公務員の集まりです。

そういうところに飛び込んでいく度胸。とても真似できません。

ただ、地域活動に熱心な公務員、中でも若い職員は、とあるミスをやらかしがちです。

意図せぬ情報漏洩

そのミスとは、他部局の機密情報をうっかり喋ってしまうこと。

全く関係のない部局の情報であっても、同じ役所内にいると結構見聞きする機会があります。
熱意ある公務員なら尚更、アンテナを張り巡らして、役所施策全般の情報を把握しようと務めているでしょう。

しかし、情報自体は入手しても、その情報の管理レベル(既に公表されているのか/これから公表予定なのか/役所内限りの機密情報なのか)には無頓着なケースが多いです。

そもそも、情報の管理レベルは、情報そのものよりも知りにくい要素です。
自分の所属する部局の業務であればまだしも、他部局の情報の管理レベルは、それぞれの担当者に聞かない限りわかりません。
職員向けの共有システム上のような、職員なら誰でも閲覧できる情報の中ですら、公表情報と非公表情報とが混在しています。

そのため、未公表の情報をうっかり喋ってしまうという事件が後を絶たないのです。

ありそうな例(フィクションです)
 
公務員A氏がボランティアとして参加している農業法人が、野菜の即売会を開くことになりました。
開催候補日としていくつかの案が挙げられると、その中の一つが、ちょうど近所のホテルで、とある学会の発表会が開かれる日と重なっていました。
コンベンション誘致担当の同期職員が苦心の末に獲得した案件で、先日の飲み会で自慢気に語っていたので、A氏の記憶にも残っていたのです。

その日に開催すれば、県内だけでなく全国からのお客さんに野菜を見てもらえます。成果を考えると、この日一択です。
A氏は農業法人に学会の旨を伝え、この日に即売会を開催するよう提案しました。

数日後、学会から役所にお叱りの電話が届きます。
「発表会の開催日は、事実上決まっているようなものとはいえ、まだ学会内の総会で決議されていない。あくまでも事務局案だ。なのにどうして公表したのだ?」
 
担当者は訳が分からず、学会から事情を聞き取ります。
その結果、地元の農業法人から学会に対し、「発表会の同日に近所で新鮮野菜即売会をやる、レセプションでうちの野菜を使ってほしいので、ぜひ挨拶に行きたい」との連絡があったとのこと。

農業法人からの聞き取りにより、A氏が漏洩元だと判明。
良かれと思った発言が原因で、始末書を書く羽目に陥りました。
一旦世間に流出してしまった情報は、その後どうなるのか全くわかりません。

他部局情報を喋りたくなってしまう本能

公務員はいつでも誰でも「縦割り行政」というバッシングを浴びせられています。
人間誰しも、批判されるのは嫌です。
そのため、本能的に、批判を払拭しようとします。

他部局の情報を喋りたくなってしまうのも、この本能の発露です。
自分の所属とは関係のない部局の情報を披露することで、「自分は」縦割りの旧弊とは無関係であることを証明しようとしてしまうのです。


住民のためという姿勢も大事ですが、それ以前に組織の機密情報を明かしてしまうのは、社会人としてNGです。

公務員のような敵の多い立場の場合はさらに危険です。
世の中、公務員の失言をネタにお金を稼いでいる人もいます。

他部局の情報を役所外部の人間に提供したくなったら、事前にインターネットで検索して、ヒットする情報しか喋らないようにしたほうが無難でしょう。
それか、面倒でも担当者に確認して、公表してもいいか確認します。

窮屈だと思うなら、残念ながら公務員には向いていません。
地域おこしに携わる方法は、公務員以外にもたくさんあります。
他の選択肢を探すべきでしょう。

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