キモオタク地方公務員(県庁職員)のブログ

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押印廃止に後押しされているのか、役所のペーパーレス化も最近よく話題に上ります。
僕自身、毎日たくさん紙を消費することに心を痛めており、はんこと同じく紙の使用もどんどん減らしたいところです。

しかし、役所が全面ペーパーレス化するにはたくさんの課題があり、押印廃止と比べても圧倒的に難しいと思います。
中でも深刻なのは、ペーパーレス化により不利益を被る人(デジタルに疎い住民)が大勢いる点です。
総務省作成の資料によると、65歳以上の年代でインターネットの利用率が非常に低く、約半数が「使いこなしているとはいえない」とされています。
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インターネットを一切使わずに住民サービスをペーパーレス化するのは、現実的ではありません。

となると、インターネットに疎い層にとっては、ペーパーレス化のメリットはありません。むしろ既存の紙ベースのサービスが縮小されて不便になるでしょう。

つまり少なくとも65歳以上の約半数(総務省資料によると約1247万人)が「サービスの劣化」を感じることになります。
高齢者のほうが政治的影響力が強いことを踏まえると、かなり強烈な反対運動が巻き起こるでしょう。

そのため、対外的なサービスも含めた全面デジタル化は当面不可能だと思います。
ペーパーレス化するなら、まずは庁内だけで完結するプロセス(決裁、会議など)を先行させることになるでしょう。

ペーパーレス化そのものには僕も賛成で、できるところから進めていけばいいと思っています。
ただどうしても懸念が拭えない点があります。

目が疲れる

ペーパーレス化が進んだとしても、地方公務員の仕事そのものが変わるわけではありません。
相変わらず役所内に篭り、資料作成や書類のチェック、会議や打合せをこなしていくことでしょう。

資料作成は既にほとんどパソコン作業なので、大きく変わるのは書類チェックや会議です。
従来は紙媒体に出力していたものがデータになり、画面上で見ることになります。

つまり、これまで紙を眺めていた時間は、そのまま電子機器の画面を眺める時間になります。

めちゃくちゃ目が疲れそうだと思いませんか?

近い将来、地方公務員の適正に「眼精疲労耐性」が挙げられる日が来るかもしれません。

イージーミスで怒られる案件が増える

下っ端公務員の重要な仕事に「紙資料のデータ化」があります。

外部から受領した紙資料をスキャンしてPDF化したり、必要な部分だけエクセルファイルに抜粋・転記したり……

仕事自体は単純作業そのものであり、誰でもできます。いずれはRPAによって置き換えられるでしょう。
しかし、のちのちの判断の基礎となる元データを整備する作業であり、決して間違ってはいけない重要な仕事です。
単純作業ゆえにケアレスミスも発生しやすく、かなり厄介な仕事でもあります。

僕自身、幾度となく数字転記ミスをやらかして叱責されてきました。
議会答弁の訂正まで発展したことも一度だけあります。軽いトラウマです。

役所内のペーパーレス化が進めば、外部から受領した紙資料をそのままコピーして使うことが減り、スキャンなり抜粋転記なりの一手間を加えてデータ化する作業が増えるでしょう。
つまり、下っ端職員にとっては、イージーミスを起こしやすいうえガン詰めの原因にもなる厄介な仕事が増えるのです。


紙の使用量を減らすだけでも勿論成果だとは思いますが、紙を減らした結果かえって不便になるのは勘弁願いたいです。

手当たり次第なんでもペーパーレスするのではなく、まずはドキュメントの寿命を基準に優先順位をつけたほうがいい気がしています。
  • 寿命が短い、つまり短期間しか使わなかったり、単発での使用に止まるものは、どんどん電子媒体に置き換えていく。(例:会議資料、報告資料)
  • 寿命が長い、つまり長期間にわたり何度も使うドキュメントは、紙媒体での保有も認める。(例:マニュアル類)

僕単独で完結する業務は、当面この基準で運用してみようかと思っています。

職場ではこれまでずっとHappyHackingKeyboard(以下「HHKB」)を使ってきたのですが、今年の半ばにRealforceに乗り換えました。


 
過去にも記事にしたとおり、地方公務員のデスクは手狭になりがちで、外付けキーボードを使うならコンパクトな機種のほうが好都合です。
コンパクトかつ打鍵感の良いキーボードといえば、HHKBに勝るものはなかなかありません。

しかし、今の担当業務ではHHKBだと対応しきれないため、テンキーレスタイプのRealforceに乗り換えました。
(新しく購入したわけではなく、家で使っていたものを持っていっただけです)


ショートカットキーに目覚めた

現在の担当業務では、日がな年中エクセルを触っています。
常時3つくらいは同時にエクセルファイルを開いており、データ入力したりコピペしたりファイル内検索をかけたり……という作業を延々と続けています。

これまで経験した業務では、エクセルよりもワード(文章作成)やパワーポイント(ビジュアル資料作り)を使うほうが多く、エクセルを使うにしても力技でなんとかなる程度でした。
そのため僕のエクセルスキルは非常に低く、なんとかVLOOKUP関数が使える程度。
ショートカットキーも全然知らず、ひたすらマウスをキーボードを行き来しながら作業していました。

その結果、見事に腱鞘炎になりました。
原因は多分マウスの触りすぎです。
手首を変に曲げたままマウスを持っているせいで、負担がかかってしまったようです。

腱鞘炎を機に一念発起し、極力マウスを触らずに済むよう、ショートカットキーを使うように心がけました。
すると手首が楽になるだけでなく、びっくりするほど作業効率が上がりました。
作業自体は全く変わらないのに、「マウスとキーボードの間を右手が行き来する回数」が減ったおかげで、かなりの時間を節約できたのです。
さらに、マウスで作業するよりもショートカットキーを使うほうが、パソコンのレスポンスも早い気がします。

ファンクションキーが恋しい

どんどん新しいショートカットキーを開拓していくにつれて、次なる課題にぶつかりました。
HHKBだと、F1〜F10キーを使うショートカットが使いにくいのです。

HHKBにはF1〜F10のキーが無いため、Fnキーと数字を同時押しする必要があります。
例えば「Alt +F4」を使いたい場合には、3キーの同時押しが必要になります。
これが結構面倒で、ショートカットによっては両手が必要になります。

あとはPageUp/PageDownキーも重要です。
役所は無駄にシート数の多いエクセルファイルが大好きで、業務中にも頻繁にシートを切り替えます。
そのため、Ctrl +PageUp/PageDownでのシート切り替えが、かなりの時間節約になるのです。
HHKBだとこれもやりにくいです。

試行錯誤した結果、エクセルに限らず、ショートカットキーを駆使したいのであればHHKBのキー数では不足するという結論に達し、Realforceに乗り換えることにしました。


Realforceのほうが1.5倍くらい大きいので、案の定デスクは手狭になってしまいました。
それでも余りあるメリットを享受できています。ショートカットキー最高です。

もしエクセルを極めたいのであれば、F1〜F10キーの付いているキーボードをおすすめします。
コンパクトさも勿論重要ですが、それよりもショートカットをうまく使いこなすほうがより重要だと思います。

民間企業では徐々に出張が復活しつつあるようですが、役所はまだまだ自粛傾向が続いています。
僕自身、本当なら秋シーズンは担当者会議やら説明会やらでガンガン出張しているはずなのに……今年は全滅です。

今年はリアルな会議の代わりに、オンライン会議で用件を済ませています。
ただしご存知のとおり役所は技術後進組織なので、スムーズにオンライン会議が開けるわけがありません。
万事手探りで、かろうじて回している状態です。

「どのツールを使うか」でもめる

世間的にはzoomとteamsが人気のようですが、僕の勤める県庁ではいずれも使用できません。
セキュリティルール上、使えるのはもっとマイナーなとあるツールだけです。

このため、外部から「zoomで会議しましょう」と提案されても、一旦はお断りするしかありません。
代わりに弊庁で使っているマイナーツールで開催できないか打診するのですが、すると今後は相手から「うちは内部ルール上zoomしか使えません……」と難渋を示されることがままあります。

こうなってしまうと、どちらかが内部ルールを曲げるしかありません。
それぞれ組織内のシステム部局に相談して、特例措置を求めます。

弊庁だと、相手側のルールを書面で貰って「本当にzoomしか使えない」ことを証明したり、そもそもこの会議がどれだけ大事か、メールや電話だけでは済ませられない重要案件であることを資料作って説明したり……という内部調整作業が発生します。

正直、すごく面倒です。

今はまだオンライン会議黎明期であり、システム部門もいろいろ模索しているところだと思っています。いずれルールがゆるくなるはずと期待しています。

機材トラブルは日常茶飯事

  • 映像が映らない
  • 音が鳴らない
  • ウェブカメラが認識されない
  • マイクが機能しない
  • そもそも回線に繋がらない
このあたりの機材トラブルがほぼ毎回発生しています。

役所で使っているパソコンは、低スペックで古いものばかりです。
オンライン会議という用途はそもそも想定していません。
そこに無理やりカメラとマイクをつないでいる状態なので、うまくいかなくて当然だと思います。

職場の備品を使おうとして痛い目に遭った結果、カメラ・マイクを自腹で購入する職員や、SIMカード入りの私物タブレット端末を使う職員も増えてきました。

何より困るのが回線の不調です。
僕もつい先日、庁内のインターネット回線につながらず、スマートフォンの4G回線を使う羽目に陥りました。
原因はシステム部局にて調査中なのですが、どうやら同時に庁内で多数のオンライン会議が開催されていたようで、通信量が膨大だったために弾かれたのではないか?とのこと。

端末トラブルは私物持ち込みで最悪対処できるとしても、回線不調はどうしようもありません。
こればかりは早急になんとかしてもらいたいところです。

ペーパーレスではない(資料は紙で用意する)

諸々の苦難を乗り越え、ついにオンライン会議が始まりました。

「こんにちは〜〇〇県庁のキモオタクです、聞こえますか?」
「聞こえますよ〜、いつもお世話になってます〜」

ありきたりな最初の挨拶ですが、ここにたどり着くだけでめちゃくちゃ感動します。

「オンライン会議」といえば、テレビ電話のように相手の顔を見つつ、画面上で資料を共有して進めるのが普通だと思います。
よくある「ウェビナー」はこんな感じですよね。

しかし役所のオンライン会議では、画面上での資料共有は基本的にやりません。
資料は手元に、紙媒体で用意します。

先述したとおり、役所が使う端末はロースペックです。
画面が小さく解像度が低いので、画面上に資料を表示しても読めません。

資料は前日までにメールで送ってもらって、各自印刷して会議に臨みます。
重要なのは、印刷条件をちゃんと伝えることです。

印刷条件を特に指定しなかった場合、たいていどの資料もA4モノクロで印刷されてしまいます。
資料自体がフルカラーであっても、わざわざトナー代を費やしてくれるほどリッチな組織はあまりありません。

こちらとしてはカラーで見てもらいたいビジュアル資料であったり、A3で印刷することを想定して内容を詰め込んだ資料であったとしても、ちゃんと伝えない限り、相手は解ってくれません。
色(カラーorモノクロ)や、用紙サイズくらいは、しっかり指定しておいたほうが、当日の進行がスムーズになると思います。

資料のどこを見ているのかわからなくなる

オンライン会議中は、手元の資料と画面上の相手の顔を交互に見ることになります。リアルな会議と同じです。
しかし不思議なことに、リアル会議よりも、相手が資料のどこを見ているのか(説明しているのか)わからなくなる事態が多発します。

特に注意が必要なのは指示代名詞です。


ニジガク 説明.001
突然のダイマ。過去シリーズでは尺不足のために描ききれなかった(かつファンが渇望していた)「個」あるいは「個×個」の物語を丁寧に紡いでいこうという気概を感じる。単純に自己実現の物語として上質。クライマックスをどう設えるのか、そこにどう持っていくのか(「個」の物語をどうやって撚っていくのか)が楽しみすぎて毎週真剣。(オタク特有の早口)


例えば、上の資料の説明を受けているときに、「その次の理由ですが〜」「その右にあるグラフをご覧ください」と言われたら、一体どこを指しているのか、すぐに察せるでしょうか?

ちゃんと話を聞いていれば、文脈的にどこなのかすぐわかると思います。
しかしオンライン会議の場合、先述のとおり、機材トラブルで音声が飛んで(しかも相手には飛んでいることがわからない)、説明がぶつ切りになることがよくあります。
長丁場になると集中も途切れやすいです。ついつい別のことを考えたりしてしまいます。
つまり、文脈が途切れやすいのです。
 
しかも役所が作る資料は、限界まで情報が詰め込まれた中身ギチギチの1枚紙です。
お世辞にも見やすいとは言えません。リアル会議であっても、どこを説明されているのかわからなくなりがちです。



ニジガク 説明.002

ちょっと修正してみました。
仰々しいかもしれませんが、「2(2)の理由ですが〜」「図1をご覧ください」というように番号で示せるようにして、指示代名詞は極力使わないほうが親切だと思います。

複数ページにわたる資料の場合はページ番号が必須です。
複数ファイルに分かれている場合には、さらに資料番号を振る必要があります。
手間は増えますが、ページ番号を通しで振るほうがより親切かもしれません。

機材さえなんとかなれば実際便利

これまで十数件のオンライン会議を経て、一方的に話を聞くだけの説明会や、2陣営までの会議であれば、オンラインで十分だと思うようになりました。
資料の作り方にさえ気をつければ、誰でも開催できると思います。

他方、多数の陣営がいて議論が錯綜する会議だと、経験のあるファシリテーターが必要だと思います。
オンラインの場合、紛糾したら収拾がつきません。


今のところ、組織の小さい市町村のほうが、サクッと設備を充実させてオンライン会議に移行できているように思います。
県内のとある僻地自治体からは「オンラインのほうがずっと楽だし、もう県庁行かないわ(笑)」と宣言されてもいます。

役所はこれまであまりにデジタル経験値を積んでこなかったので、当分はうまくいかなくて当然です。
「じこはおこるさ」の精神で慣れていくしかないと思います。

これまで、職場に持ち込む自前電子機器の記事をいくつか書いてきました。








ひととおり書いたつもりでいましたが、ひとつ重要なアイテムを失念していました。
外付けのテンキーです。
 
ガジェットオタクのみならず誰もが自腹購入して持ち込んでいるために、すっかり見落としていました。

テンキーレスタイプのキーボードしか使えない

地方公務員が仕事で使うパソコンは専らノートパソコンです。
テンキー付きの特殊なノートパソコンもありますが、役所で使っているのはロースペックな機種ばかりで、普通はテンキーがありません。
数字を入力するときは、キーボード上部に横一列に並んでいるキーを使うしかありません。 

ノートパソコンのキーボードには満足できず外付けキーボードを使っている職員の中でも、テンキー付きのフルサイズキーボードユーザーは少数派です。
机が狭いので、フルサイズキーボードを置くスペースが無いのです。

そのため、縦3×横3の数字キーを使いたい場合は、外付けのテンキーに頼らざるを得ません。


単純入力作業の多いこと……

地方公務員の典型的な仕事として、紙資料のデータ化があります。
FAXや封書で提出されてきた調査票などの資料の内容をひたすら転記する、マジモノの単純入力作業です。

こういう仕事があるために、地方公務員の仕事にテンキーは欠かせません。

横一列に並んでいる数字キーだと、作業効率がかなり落ちます。
ただでさえ不毛な作業なのに、遅々として進まないとなると、正気を保てません。

いずれRPAの価格が安くなっていけば無くなる業務なのでしょうが、当分は職員が手を動かすしかないと思います。

 
紙媒体での情報のやりとりそのものは無くならないと思います。
役所側としてはデータで完結させたいのですが、回答者側が全然対応できていません。

よく「役所はいまだにFAXに頼っている」と嘲笑されていますが、一太郎と同じく好きで使っているわけではなく、FAXでないと連絡をとれない相手が大勢いるから使っているのです。
紙媒体でしか得られない情報をデータに変換する役割、紙から電子への変換役を担っているのだと思います。


テンキーの選び方 

現役の地方公務員なら、ほぼ全員が既にテンキーを導入済みだと思われます。
わざわざ自腹で準備しなくとも、職場でまとめて購入してくれるところもあるでしょう。

そのためここでお勧め機種を紹介しても今更感がありますが、ガジェットオタクなので語らせてください。
 
まず、TabキーとEnterキーは必須です。
前述した「マジモノの単純入力作業」の中には、紙の表をそのままエクセルに転記していく業務がよくあります。
こういう作業をする際には、セルの移動をスムーズに行うため、これらのキーが欠かせません。

あとは強めにキーを叩いてもずれにくいものを勧めます。
単純作業に慣れてくると、どんどん入力のスピードが上がってきます。
柔な端末だと高速タイピングに耐えられません。
特にキーを叩くたびに端末がずれてしまうと、相当なストレスになります。

そのため、端末自体に重みがあるものか、滑り止めのついているものを勧めます。
キーストロークは浅めのほうが良いでしょう。

自治体のSNS活用といえば、情報発信の観点がとにかく注目されています。
SNSが情報発信ツールとして有用であることは間違いありません。
ただ、あまりにも情報発信にばかり関心が集まりすぎではないかと最近は思っています。

個人であれば、情報発信よりも情報収集目的でSNSを使うことのほうが多いはずです。
自治体も同じであり、もっと情報収集目的でもSNSを使えばいいのでは?

SNS上には、ここでしか得られない情報がたくさんあります。

良くも悪くも本音が出る

勇気がある方は、試しに首長の名前をTwitterで検索してみてください。
多分、罵詈雑言まみれの地獄が広がっていると思います。

これが住民の本心です。
役所がチェックしているとは思いもしないために、取り繕うことなく、自由に本音が書けます。

「つい感情的になって過激な発言をしてしまった、本心ではない」と事後的に弁解する方もいますが、「感情的になって過激な発言をする」という部分はまさにその方の本質です。
本質から繰り出された言葉は、本心以外の何物でもありません。

SNSは、自分の好きなタイミングで投稿できます。
熟慮と推敲を重ねた末の投稿かもしれませんし、激情の赴くままに書き殴った結果かもしれません。
いずれにしても「書きたい」という欲求に従った結果であり、本心の発露です。

今の世の中だと、SNSほど大人数の本心を覗けるツールは、ほかに無いと思います。

本心を知ることが業務に役立つかどうかは、わかりません。
下手にチェックすると精神を病みます。
聖杯の泥って多分こんな感じなのでしょうね……

ただ、役所と住民の情報格差、前提の違いを理解するという意味では確実に有用だと思います。
住民の激情には、その原因を読み解いていくと、とある情報を知らなかったために誤解していただけというパターンがよくあります。
SNSの投稿をチェックすることで、どういう種類の情報がうまく伝わっていないのかを突き止められるかもしれません。


注意が必要なのは、あくまでもアカウント所有者個人の本心であって、住民の総意・世間一般の本心ではない点です。
個人の憎悪にとらわれすぎて、それを集団のものと取り違えてはいけません。


「人」の情報を集められる

住民の本心を知るという目的では、匿名掲示板も有用です。
SNSとは利用者の層が異なるので、両方とも参照するのが良いでしょう。
 
SNSならでは真価は「人」の情報を得られるところです。

今や個人がバズを起こせる時代です。
ちょっとした口コミで商品がいきなり完売したり店に行列ができたり、逆に閉店に追い込まれたり……

誰のどんな発言が火種になるか、事前に予測するのは不可能です。
どこかの国のように検閲体制を敷くこともできません。
現状、役所レベルで実行可能な予防策は、意図的にバズを起こそうとしている方、つまりインフルエンサーを把握しておくことです。

インフルエンサーの方々と行政との関わりは、これからどんどん増えていくと思います。
良い意味でも悪い意味でも。
 
特に悪い意味、つまり行政を叩く目的でバズを起こされる場合は、インフルエンサーとの接触は唐突にやってくることになります。
有事に至ってから慌てるより、あらかじめ予習しておいたほうが安全です。
自分の勤める自治体内で活動している方の情報くらいは、定期的にチェックしておいたほうがいいと思います。

先述のとおり、SNSは本心が表れやすい媒体です。
特に最近のような緊急事態の下だと、インフルエンサーの個性がよく現れます。
僕の住む自治体でも
  • 飲食店のテイクアウト情報をまとめる
  • 自宅でできる娯楽を紹介する
  • オンラインツールを使って今まで通りの活動を続ける
など、楽しくてためになるコンテンツを提供している方がいる一方、
  • 行政をひたすら叩く
  • 感染症不安を煽って健康商材を買わせようとする
  • 感染者の個人情報をリサーチして発信する
など、攻撃性を顕にしている方もいます。

役所との親和性を調べるという意味では、今は絶好の機会です。
まずはTwitter検索でアカウントを見つけて非公開リストに入れて、日々の発言を見ていればいいと思います。

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