キモオタク地方公務員(県庁職員)のブログ

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タグ:職場環境


押印廃止に後押しされているのか、役所のペーパーレス化も最近よく話題に上ります。
僕自身、毎日たくさん紙を消費することに心を痛めており、はんこと同じく紙の使用もどんどん減らしたいところです。

しかし、役所が全面ペーパーレス化するにはたくさんの課題があり、押印廃止と比べても圧倒的に難しいと思います。
中でも深刻なのは、ペーパーレス化により不利益を被る人(デジタルに疎い住民)が大勢いる点です。
総務省作成の資料によると、65歳以上の年代でインターネットの利用率が非常に低く、約半数が「使いこなしているとはいえない」とされています。
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インターネットを一切使わずに住民サービスをペーパーレス化するのは、現実的ではありません。

となると、インターネットに疎い層にとっては、ペーパーレス化のメリットはありません。むしろ既存の紙ベースのサービスが縮小されて不便になるでしょう。

つまり少なくとも65歳以上の約半数(総務省資料によると約1247万人)が「サービスの劣化」を感じることになります。
高齢者のほうが政治的影響力が強いことを踏まえると、かなり強烈な反対運動が巻き起こるでしょう。

そのため、対外的なサービスも含めた全面デジタル化は当面不可能だと思います。
ペーパーレス化するなら、まずは庁内だけで完結するプロセス(決裁、会議など)を先行させることになるでしょう。

ペーパーレス化そのものには僕も賛成で、できるところから進めていけばいいと思っています。
ただどうしても懸念が拭えない点があります。

目が疲れる

ペーパーレス化が進んだとしても、地方公務員の仕事そのものが変わるわけではありません。
相変わらず役所内に篭り、資料作成や書類のチェック、会議や打合せをこなしていくことでしょう。

資料作成は既にほとんどパソコン作業なので、大きく変わるのは書類チェックや会議です。
従来は紙媒体に出力していたものがデータになり、画面上で見ることになります。

つまり、これまで紙を眺めていた時間は、そのまま電子機器の画面を眺める時間になります。

めちゃくちゃ目が疲れそうだと思いませんか?

近い将来、地方公務員の適正に「眼精疲労耐性」が挙げられる日が来るかもしれません。

イージーミスで怒られる案件が増える

下っ端公務員の重要な仕事に「紙資料のデータ化」があります。

外部から受領した紙資料をスキャンしてPDF化したり、必要な部分だけエクセルファイルに抜粋・転記したり……

仕事自体は単純作業そのものであり、誰でもできます。いずれはRPAによって置き換えられるでしょう。
しかし、のちのちの判断の基礎となる元データを整備する作業であり、決して間違ってはいけない重要な仕事です。
単純作業ゆえにケアレスミスも発生しやすく、かなり厄介な仕事でもあります。

僕自身、幾度となく数字転記ミスをやらかして叱責されてきました。
議会答弁の訂正まで発展したことも一度だけあります。軽いトラウマです。

役所内のペーパーレス化が進めば、外部から受領した紙資料をそのままコピーして使うことが減り、スキャンなり抜粋転記なりの一手間を加えてデータ化する作業が増えるでしょう。
つまり、下っ端職員にとっては、イージーミスを起こしやすいうえガン詰めの原因にもなる厄介な仕事が増えるのです。


紙の使用量を減らすだけでも勿論成果だとは思いますが、紙を減らした結果かえって不便になるのは勘弁願いたいです。

手当たり次第なんでもペーパーレスするのではなく、まずはドキュメントの寿命を基準に優先順位をつけたほうがいい気がしています。
  • 寿命が短い、つまり短期間しか使わなかったり、単発での使用に止まるものは、どんどん電子媒体に置き換えていく。(例:会議資料、報告資料)
  • 寿命が長い、つまり長期間にわたり何度も使うドキュメントは、紙媒体での保有も認める。(例:マニュアル類)

僕単独で完結する業務は、当面この基準で運用してみようかと思っています。


これまでのところ、今年の冬はそれほど冷え込まず過ごしやすい日が続いています。
公務員になってからは暖冬にありがたみを感じるようになりました。

冷房と同じく、役所は暖房が万全ではありません。さらに職員個人の防寒対策にも制約が課せられます。
外気が暖かいかどうかは文字通り死活問題なのです。

暖房は定時内のみ

役所の暖房はだいたい集中管理で、定時内しか稼働していません。
冷房と同様の運用です。

僕の勤務先の場合、庁舎管理担当部局から許可をもらえれば定時外や休祝日にも暖房を点けられるらしいのですが、許可が下りたという事例は聞いたことがありません。
ちなみに防災部局の宿直は許可されていませんでした。

それでも県庁は、市町村役場と比べれば相当暖かいほうだと思います。

市町村役場の多くは吹き抜け構造でワンフロアが広く、エントランスのある1階にもオフィススペースが広がっています。
1階には窓口業務担当課が並んでおり、エントランスとオフィススペースの間に壁はありません。
つまり、外気がオフィススペースに直接流れ込んでくるのです。

一方、県庁は縦に長い建物が多く、エントランスとオフィススペースのフロアが異なるため、外気が直接オフィススペースに流れ込んでくることは構造上ありません。
そのため市町村役場よりも暖房が効きやすいと思われます。

防寒装備は「スーツの下に着れるもの」限定

公務員の身なりは住民から厳しく監視されています。

窓口に来た方から「奥にいるあの職員、ネクタイの柄が派手すぎる。人事担当者から注意させろ」等と指摘されることは日常茶飯事ですし、定期的に庁舎内を巡回して職員に直接指導を始める方もいます。
時折、役所に書類を持ってきただけの民間企業の方が職員と勘違いされて「どうしてお前は徽章をつけていないのか」等と住民に糾弾されている場面に遭遇します。本当に気の毒です。
 
このブログを読んでいる民間企業の方がどれだけいるかはわかりませんが、役所に来るときは社章なり名札なりを身につけたほうが安全だと思います。
何もつけていないと公務員と混同されて、住民から絡まれるかもしれません。


不用なトラブルを避けるべく、男性職員は基本的にスーツの上着を常時着用せざるを得ません。
建設土木系・農林系の部署であれば作業着でも許されますが、大半の部署はスーツしか選択肢がありません。

そのため防寒対策は、スーツの下に着込めるものに限定されます。
保温性のある高機能下着類や、薄手のニットものですね。


冬の市町村役場は本当に寒いです。
これまで何度も訪問してきましたが、コートが脱げません。
反対に市町村職員が冬の県庁に来ると、口を揃えて「暖かい」と感激されます。

公務員志望の方で、冷え性が深刻な方、冷やしてはいけない部位や臓器を抱えている方は、市町村役場よりも県庁のほうが無難かもしれません。


これまで数多くの学園ラブコメ作品で「主人公とヒロインが一緒に試験勉強」というシーンが描かれてきました。
実際に経験したことのあるリア充方もいるでしょう。爆発してくれ

二人っきりの試験勉強、非常に微笑ましいシーンではありますが、僕は根暗コミュ障なので、試験勉強といえば一人で黙々と進めるものだと今でも思っています。

そもそも複数人で勉強すると、全く頭に入りません。
誰かに話しかけられたら集中が途切れますし、そもそもほかの人の仕草が気になって集中モードに入れません。
 
大学受験のときは「一緒に勉強しようぜ」と誘われないよう放課後すぐに帰宅していましたし、公務員試験のときも、学内の公務員志望クラスタとは距離を置いて、主に自室で勉強していました。

僕のように「一人でないと集中できない」「作業するときは一人で没頭したい」というタイプの人間が地方公務員になると、けっこう苦労すると思います。

こういうタイプにとって、役所は非常に集中しづらい環境です。

あまりに気が散るために、苛立ちを募らせてしまうかもしれません。 

集中しようのない職場環境

そもそも役所は、誰にとっても集中しづらい環境です。

まず、役所は設備が大変貧弱です。
机椅子はボロいしサイズも合わない、夏は暑くて冬は寒い、薄暗い、人口密度が高いせいで息苦しい……などなど、挙げ出すときりがありません。

加えてうるさいです。
定時内はひっきりなしに電話がかかってきますし、会議や打合せも多いです。
基本的に定時内はだれか喋っていて、話し声が聞こえてきます。

さらに人の出入りも激しく慌ただしいです。
窓口機能のある部署は当然ながら利用者が訪れますし、そうでない部署でも頻繁に他部署の職員がやってきます。
特に意味もなく巡回に来られる住民の方々もいらっしゃいます。

つまるところ、もともと集中しづらい環境(設備面、騒音面)である上に、集中が途切れやすい環境(電話・来客など外的刺激が豊富)でもあるのです。


コミュニケーション最優先

役所は組織であり、だれか一人だけで完結する仕事はほとんどありません。
仕事を進めるには、職員間のコミュニケーションが不可欠です。

定時内はコミュニケーションが何より優先されます。
いくら目先の作業に集中したくとも、
  • 話しかけられたら即座に顔を上げる
  • 電話がかかってくれば応じる
  • メールが届けば即開封
これが暗黙のルールです。

目先の作業を優先してコミュニケーションを後回しにするのは、限られた状況下でしか許されない特例措置です。
「どうしても今作業しないと期限に間に合わないから」なら認められますが、「今は集中したいから」という個人的な理由だったら総スカンを食らうでしょう。
少なくとも定時内は、自分の世界に没入していられないのです。

僕の知り合いには、集中するために1〜2時間の有休を取って自家用車に籠る職員が複数います。
職場にいるとコミュニケーションに気を取られるので、こうやって一人の時間を捻出し、集中力を要する仕事をこなしているとのこと。
一人で集中する時間が欲しければ、役所内から避難せざるをえないのです。

僕は集中を放棄した

公務員試験に限らず、試験勉強には集中力が重要であるとよく説かれます。
実際僕もその通りだと思います。勉強時間(勉強量)も重要ですが、だらだらやっていては効果が薄いものです。

公務員として採用されるには公務員試験をクリアする必要があり、公務員試験のクリアのためには試験勉強をうまくこなす必要があります。そして試験勉強には集中力が重要です。
したがって、公務員として採用された人は、集中力が求められる公務員試験を突破しているわけで、それなりに高度な集中力を備えているものと思われます。

公務員試験を突破された方々は、試験勉強の過程において、集中することのメリットを経験しているでしょう。
そのため公務員実務でも、これまでに培った集中力を発揮して効果的に仕事を進めたいと思うはずです。
ところが実際には、集中したくでもなかなかできません。
特に「一人でないと集中できない」というタイプには厳しい環境です。

僕はもう職場で集中することを諦めています。
集中しようとしてもどうせできないし、できないせいでフラストレーションが溜まるだけですし。

幸いにも閑職なので集中を要する仕事はそれほど多くありません。
制度改正の中身を読み込んだり、気を遣う相手へのメール文面を練るときくらいでしょうか。

出世したいのであれば、どんな環境下でも集中力を発揮しなければいけないでしょう。
横槍を食らってもすぐに集中モードに復帰できる「切り替えの早さ」も求められます。 

 

民間企業では徐々に出張が復活しつつあるようですが、役所はまだまだ自粛傾向が続いています。
僕自身、本当なら秋シーズンは担当者会議やら説明会やらでガンガン出張しているはずなのに……今年は全滅です。

今年はリアルな会議の代わりに、オンライン会議で用件を済ませています。
ただしご存知のとおり役所は技術後進組織なので、スムーズにオンライン会議が開けるわけがありません。
万事手探りで、かろうじて回している状態です。

「どのツールを使うか」でもめる

世間的にはzoomとteamsが人気のようですが、僕の勤める県庁ではいずれも使用できません。
セキュリティルール上、使えるのはもっとマイナーなとあるツールだけです。

このため、外部から「zoomで会議しましょう」と提案されても、一旦はお断りするしかありません。
代わりに弊庁で使っているマイナーツールで開催できないか打診するのですが、すると今後は相手から「うちは内部ルール上zoomしか使えません……」と難渋を示されることがままあります。

こうなってしまうと、どちらかが内部ルールを曲げるしかありません。
それぞれ組織内のシステム部局に相談して、特例措置を求めます。

弊庁だと、相手側のルールを書面で貰って「本当にzoomしか使えない」ことを証明したり、そもそもこの会議がどれだけ大事か、メールや電話だけでは済ませられない重要案件であることを資料作って説明したり……という内部調整作業が発生します。

正直、すごく面倒です。

今はまだオンライン会議黎明期であり、システム部門もいろいろ模索しているところだと思っています。いずれルールがゆるくなるはずと期待しています。

機材トラブルは日常茶飯事

  • 映像が映らない
  • 音が鳴らない
  • ウェブカメラが認識されない
  • マイクが機能しない
  • そもそも回線に繋がらない
このあたりの機材トラブルがほぼ毎回発生しています。

役所で使っているパソコンは、低スペックで古いものばかりです。
オンライン会議という用途はそもそも想定していません。
そこに無理やりカメラとマイクをつないでいる状態なので、うまくいかなくて当然だと思います。

職場の備品を使おうとして痛い目に遭った結果、カメラ・マイクを自腹で購入する職員や、SIMカード入りの私物タブレット端末を使う職員も増えてきました。

何より困るのが回線の不調です。
僕もつい先日、庁内のインターネット回線につながらず、スマートフォンの4G回線を使う羽目に陥りました。
原因はシステム部局にて調査中なのですが、どうやら同時に庁内で多数のオンライン会議が開催されていたようで、通信量が膨大だったために弾かれたのではないか?とのこと。

端末トラブルは私物持ち込みで最悪対処できるとしても、回線不調はどうしようもありません。
こればかりは早急になんとかしてもらいたいところです。

ペーパーレスではない(資料は紙で用意する)

諸々の苦難を乗り越え、ついにオンライン会議が始まりました。

「こんにちは〜〇〇県庁のキモオタクです、聞こえますか?」
「聞こえますよ〜、いつもお世話になってます〜」

ありきたりな最初の挨拶ですが、ここにたどり着くだけでめちゃくちゃ感動します。

「オンライン会議」といえば、テレビ電話のように相手の顔を見つつ、画面上で資料を共有して進めるのが普通だと思います。
よくある「ウェビナー」はこんな感じですよね。

しかし役所のオンライン会議では、画面上での資料共有は基本的にやりません。
資料は手元に、紙媒体で用意します。

先述したとおり、役所が使う端末はロースペックです。
画面が小さく解像度が低いので、画面上に資料を表示しても読めません。

資料は前日までにメールで送ってもらって、各自印刷して会議に臨みます。
重要なのは、印刷条件をちゃんと伝えることです。

印刷条件を特に指定しなかった場合、たいていどの資料もA4モノクロで印刷されてしまいます。
資料自体がフルカラーであっても、わざわざトナー代を費やしてくれるほどリッチな組織はあまりありません。

こちらとしてはカラーで見てもらいたいビジュアル資料であったり、A3で印刷することを想定して内容を詰め込んだ資料であったとしても、ちゃんと伝えない限り、相手は解ってくれません。
色(カラーorモノクロ)や、用紙サイズくらいは、しっかり指定しておいたほうが、当日の進行がスムーズになると思います。

資料のどこを見ているのかわからなくなる

オンライン会議中は、手元の資料と画面上の相手の顔を交互に見ることになります。リアルな会議と同じです。
しかし不思議なことに、リアル会議よりも、相手が資料のどこを見ているのか(説明しているのか)わからなくなる事態が多発します。

特に注意が必要なのは指示代名詞です。


ニジガク 説明.001
突然のダイマ。過去シリーズでは尺不足のために描ききれなかった(かつファンが渇望していた)「個」あるいは「個×個」の物語を丁寧に紡いでいこうという気概を感じる。単純に自己実現の物語として上質。クライマックスをどう設えるのか、そこにどう持っていくのか(「個」の物語をどうやって撚っていくのか)が楽しみすぎて毎週真剣。(オタク特有の早口)


例えば、上の資料の説明を受けているときに、「その次の理由ですが〜」「その右にあるグラフをご覧ください」と言われたら、一体どこを指しているのか、すぐに察せるでしょうか?

ちゃんと話を聞いていれば、文脈的にどこなのかすぐわかると思います。
しかしオンライン会議の場合、先述のとおり、機材トラブルで音声が飛んで(しかも相手には飛んでいることがわからない)、説明がぶつ切りになることがよくあります。
長丁場になると集中も途切れやすいです。ついつい別のことを考えたりしてしまいます。
つまり、文脈が途切れやすいのです。
 
しかも役所が作る資料は、限界まで情報が詰め込まれた中身ギチギチの1枚紙です。
お世辞にも見やすいとは言えません。リアル会議であっても、どこを説明されているのかわからなくなりがちです。



ニジガク 説明.002

ちょっと修正してみました。
仰々しいかもしれませんが、「2(2)の理由ですが〜」「図1をご覧ください」というように番号で示せるようにして、指示代名詞は極力使わないほうが親切だと思います。

複数ページにわたる資料の場合はページ番号が必須です。
複数ファイルに分かれている場合には、さらに資料番号を振る必要があります。
手間は増えますが、ページ番号を通しで振るほうがより親切かもしれません。

機材さえなんとかなれば実際便利

これまで十数件のオンライン会議を経て、一方的に話を聞くだけの説明会や、2陣営までの会議であれば、オンラインで十分だと思うようになりました。
資料の作り方にさえ気をつければ、誰でも開催できると思います。

他方、多数の陣営がいて議論が錯綜する会議だと、経験のあるファシリテーターが必要だと思います。
オンラインの場合、紛糾したら収拾がつきません。


今のところ、組織の小さい市町村のほうが、サクッと設備を充実させてオンライン会議に移行できているように思います。
県内のとある僻地自治体からは「オンラインのほうがずっと楽だし、もう県庁行かないわ(笑)」と宣言されてもいます。

役所はこれまであまりにデジタル経験値を積んでこなかったので、当分はうまくいかなくて当然です。
「じこはおこるさ」の精神で慣れていくしかないと思います。

役所の昼休みといえば、照明が全部消えて真っ暗になることで有名です。
省エネのためらしいですが、来客に対して失礼なんじゃないかといつも思っています。

民間企業からの転職組と話していると、「入庁前後でギャップがあったポイント」として、昼休み時間をよく挙げられます。
役所生活に浸かってしまった僕にとっては、消灯以外のどこにギャップの生じる余地があるのか全然見当もつきませんでしたが、よくよく聞いてみると役所特有の事情がわかってきました。

全員一律で休む

窓口業務メインの部署では昼番係を設定して交代で休みを取っているところもありますが、それ以外だと全員一律で昼休みを取ります。
民間企業だと、本社のバックオフィス部門でも時間差を設けて段階的に昼休みを取るところが多いようですが、役所は一律です。

大体の自治体は、12:00〜13:00を昼休み時間に設定しています。
この時間帯は、仕事に関するコミュニケーション(報告、指示、相談など)を原則取ってはいけません。
自分一人で黙々と仕事をするのは全く咎められません。他人を巻き込むのがマナー違反なだけです。

対外的には昼休みも通常営業

ただし、役所機能そのものが休止しているわけではありません。
来客や電話があれば、この時間帯も通常通り対応します。

特定の職員しかわからない案件が舞い込んできて、その職員が離席していたら、問答無用で携帯電話に架電して呼び戻します。

呼び戻しリスクがあるせいか、昼食を外で食べる人は少数派です。
大体は自分の座席で済ませます。

運悪く昼休みが仕事で潰れてしまったら、それでおしまいです。
13:00以降は普通通り仕事に戻らなければいけません。
別の時間に代わりに休むことは認められません。

仕事してなくても拘束はされている

実際のところ、昼休みは頻繁に潰れます。
特に民間企業からの問合せ電話が多いです。ほぼ毎日かかってきます。
民間企業勤務の方にとっては、交代で休みをとるのが当たり前で、役所が全員一律で休みを取っているとは想像もしていないのでしょう。

役所の昼休み時間は、実質的には待機時間のようなものです。職員は職場に拘束されています。
優雅にランチを楽しみたいという方は、地方公務員に向いていないと思います。無理です。

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