そろそろ議会対応業務も一段落して、職場内は人事異動ネタ一色なのでは?
現部署に長年在籍している人なら、そろそろ引き継ぎ資料を作り始める時期でもあるでしょう。
僕は自分の異動見込みにかかわらず引き継ぎ資料を作っておく派です。
一年間の振り返りにもなりますし、新しく着任する上司によっては「引き継ぎ資料をくれ」と新年度早々に要求されて慌てるからです。
僕はこれまでの県庁生活で3回の異動を経験しています。結構多いほうです。
異動のたびに引き継ぎを受けるわけですが、本当に人によってバラバラです。
加えて、業務によっても書類での引き継ぎ易さが全然違います。
標準化しやすい仕事は資料も作りやすいですが、コミュニケーションがメインの仕事は難しいです。
引き継ぎ資料の標準化は難しいと思いますが、どんな業務でも役に立つであろいう、ぜひ作っておくべき引き継ぎ資料をピックアップしていきます。
すぐやるべき仕事リスト
着任したての時点では、仕事の優先順位がわかりません。ついつい単純作業のような着手しやすい仕事から取り掛かってしまいます。
そのせいで大失敗しないよう、すぐにやるべきことをリストアップしておいてもらえると、後任者にとっても組織全体にとっても助かります。
一年間の大まかなスケジュール
どんな仕事でも締切は非常に重要です。
手遅れにならないよう、一年間の見通しをあらかじめ持っておけるよう、これも確実に引き継ぐ必要があると思います。
担当業務にまつわる歴史(年表)
どんな仕事でも「過去はどうだったのか」を調べる作業が絶対いずれ発生します。
その手がかりとして、担当業務に関する過去の出来事がわかるよう
・年度別の主な出来事をまとめた表
・議会答弁
・新聞記事
・予算額と決算額
くらいは整理しておいたほうが、後任者のためになるでしょう。
人物紹介・関係者相関図
人間関係において、第一印象はものすごく大切です。
初っ端に地雷を踏んで第一印象を損ねないよう、担当業務の関係者(特に役所外部の人間)の簡単な説明と、関係者どうしの関係性をまとめておくと便利です。
観光の仕事をしていたとき、とある観光施設とトラブル寸前に陥りかけたことがあります。
県庁とのやりとりの窓口である事務局長と、その団体の理事長の仲がものすごく悪いことを知らず、事務局長の前で理事長を讃えてしまったために、出禁にされかけたのです。
僕のケースでは前任者がうまく仲裁してくれたおかげで救われましたが、実際に揉め事になったケースを全庁的に頻繁に聞きます。
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