民間企業では徐々に出張が復活しつつあるようですが、役所はまだまだ自粛傾向が続いています。
僕自身、本当なら秋シーズンは担当者会議やら説明会やらでガンガン出張しているはずなのに……今年は全滅です。
今年はリアルな会議の代わりに、オンライン会議で用件を済ませています。
ただしご存知のとおり役所は技術後進組織なので、スムーズにオンライン会議が開けるわけがありません。
万事手探りで、かろうじて回している状態です。
「どのツールを使うか」でもめる
世間的にはzoomとteamsが人気のようですが、僕の勤める県庁ではいずれも使用できません。
セキュリティルール上、使えるのはもっとマイナーなとあるツールだけです。
このため、外部から「zoomで会議しましょう」と提案されても、一旦はお断りするしかありません。
代わりに弊庁で使っているマイナーツールで開催できないか打診するのですが、すると今後は相手から「うちは内部ルール上zoomしか使えません……」と難渋を示されることがままあります。
こうなってしまうと、どちらかが内部ルールを曲げるしかありません。
それぞれ組織内のシステム部局に相談して、特例措置を求めます。
弊庁だと、相手側のルールを書面で貰って「本当にzoomしか使えない」ことを証明したり、そもそもこの会議がどれだけ大事か、メールや電話だけでは済ませられない重要案件であることを資料作って説明したり……という内部調整作業が発生します。
正直、すごく面倒です。
今はまだオンライン会議黎明期であり、システム部門もいろいろ模索しているところだと思っています。いずれルールがゆるくなるはずと期待しています。
機材トラブルは日常茶飯事
- 映像が映らない
- 音が鳴らない
- ウェブカメラが認識されない
- マイクが機能しない
- そもそも回線に繋がらない
このあたりの機材トラブルがほぼ毎回発生しています。
役所で使っているパソコンは、低スペックで古いものばかりです。
オンライン会議という用途はそもそも想定していません。
そこに無理やりカメラとマイクをつないでいる状態なので、うまくいかなくて当然だと思います。
職場の備品を使おうとして痛い目に遭った結果、カメラ・マイクを自腹で購入する職員や、SIMカード入りの私物タブレット端末を使う職員も増えてきました。
何より困るのが回線の不調です。
僕もつい先日、庁内のインターネット回線につながらず、スマートフォンの4G回線を使う羽目に陥りました。
原因はシステム部局にて調査中なのですが、どうやら同時に庁内で多数のオンライン会議が開催されていたようで、通信量が膨大だったために弾かれたのではないか？とのこと。
端末トラブルは私物持ち込みで最悪対処できるとしても、回線不調はどうしようもありません。
こればかりは早急になんとかしてもらいたいところです。
ペーパーレスではない（資料は紙で用意する）
諸々の苦難を乗り越え、ついにオンライン会議が始まりました。
「こんにちは〜〇〇県庁のキモオタクです、聞こえますか？」
「聞こえますよ〜、いつもお世話になってます〜」
ありきたりな最初の挨拶ですが、ここにたどり着くだけでめちゃくちゃ感動します。
「オンライン会議」といえば、テレビ電話のように相手の顔を見つつ、画面上で資料を共有して進めるのが普通だと思います。
よくある「ウェビナー」はこんな感じですよね。
しかし役所のオンライン会議では、画面上での資料共有は基本的にやりません。
資料は手元に、紙媒体で用意します。
先述したとおり、役所が使う端末はロースペックです。
画面が小さく解像度が低いので、画面上に資料を表示しても読めません。
資料は前日までにメールで送ってもらって、各自印刷して会議に臨みます。
重要なのは、印刷条件をちゃんと伝えることです。
印刷条件を特に指定しなかった場合、たいていどの資料もA4モノクロで印刷されてしまいます。
資料自体がフルカラーであっても、わざわざトナー代を費やしてくれるほどリッチな組織はあまりありません。
こちらとしてはカラーで見てもらいたいビジュアル資料であったり、A３で印刷することを想定して内容を詰め込んだ資料であったとしても、ちゃんと伝えない限り、相手は解ってくれません。
色（カラーorモノクロ）や、用紙サイズくらいは、しっかり指定しておいたほうが、当日の進行がスムーズになると思います。
資料のどこを見ているのかわからなくなる
オンライン会議中は、手元の資料と画面上の相手の顔を交互に見ることになります。リアルな会議と同じです。
しかし不思議なことに、リアル会議よりも、相手が資料のどこを見ているのか（説明しているのか）わからなくなる事態が多発します。
特に注意が必要なのは指示代名詞です。
突然のダイマ。過去シリーズでは尺不足のために描ききれなかった（かつファンが渇望していた）「個」あるいは「個×個」の物語を丁寧に紡いでいこうという気概を感じる。単純に自己実現の物語として上質。クライマックスをどう設えるのか、そこにどう持っていくのか（「個」の物語をどうやって撚っていくのか）が楽しみすぎて毎週真剣。（オタク特有の早口）
例えば、上の資料の説明を受けているときに、「その次の理由ですが〜」「その右にあるグラフをご覧ください」と言われたら、一体どこを指しているのか、すぐに察せるでしょうか？
ちゃんと話を聞いていれば、文脈的にどこなのかすぐわかると思います。
しかしオンライン会議の場合、先述のとおり、機材トラブルで音声が飛んで（しかも相手には飛んでいることがわからない）、説明がぶつ切りになることがよくあります。
長丁場になると集中も途切れやすいです。ついつい別のことを考えたりしてしまいます。
つまり、文脈が途切れやすいのです。
つまり、文脈が途切れやすいのです。
しかも役所が作る資料は、限界まで情報が詰め込まれた中身ギチギチの１枚紙です。
お世辞にも見やすいとは言えません。リアル会議であっても、どこを説明されているのかわからなくなりがちです。
ちょっと修正してみました。
仰々しいかもしれませんが、「２（２）の理由ですが〜」「図１をご覧ください」というように番号で示せるようにして、指示代名詞は極力使わないほうが親切だと思います。
複数ページにわたる資料の場合はページ番号が必須です。
複数ファイルに分かれている場合には、さらに資料番号を振る必要があります。
手間は増えますが、ページ番号を通しで振るほうがより親切かもしれません。
機材さえなんとかなれば実際便利
これまで十数件のオンライン会議を経て、一方的に話を聞くだけの説明会や、２陣営までの会議であれば、オンラインで十分だと思うようになりました。
資料の作り方にさえ気をつければ、誰でも開催できると思います。
他方、多数の陣営がいて議論が錯綜する会議だと、経験のあるファシリテーターが必要だと思います。
オンラインの場合、紛糾したら収拾がつきません。
今のところ、組織の小さい市町村のほうが、サクッと設備を充実させてオンライン会議に移行できているように思います。
県内のとある僻地自治体からは「オンラインのほうがずっと楽だし、もう県庁行かないわ（笑）」と宣言されてもいます。
役所はこれまであまりにデジタル経験値を積んでこなかったので、当分はうまくいかなくて当然です。
「じこはおこるさ」の精神で慣れていくしかないと思います。
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